In der digitalen Geschäftswelt sind E-Mails ein zentrales Kommunikationsmittel. Doch während viele Unternehmen sich intensiv mit Firewalls, Verschlüsselung und Spam-Filtern befassen, wird ein entscheidender Aspekt oft übersehen: die sichere E-Mail-Archivierung. Dabei geht es nicht nur um Compliance-Anforderungen, sondern auch um den Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust.

Sicherheit beginnt mit der Archivierung

Die E-Mail-Archivierung sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben einhalten, sondern trägt aktiv zur IT-Sicherheit bei. Hier sind einige zentrale Aspekte:

• Schutz vor Datenverlust: E-Mails enthalten oft geschäftskritische Informationen. Durch eine zuverlässige Archivierung wird sichergestellt, dass keine wichtigen Daten durch versehentliches Löschen oder Systemausfälle verloren gehen.
• Schutz vor Manipulation: In einem manipulationssicheren Archiv können E-Mails nicht nachträglich verändert oder unbemerkt gelöscht werden. Das schützt vor internen und externen Bedrohungen.
• Verteidigung gegen Cyberangriffe: Ein sicheres E-Mail-Archiv kann dabei helfen, Ransomware-Angriffe abzumildern. Falls ein Angriff die regulären E-Mail-Systeme lahmlegt, sind archivierte E-Mails weiterhin zugänglich.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails über mehrere Jahre hinweg zu archivieren. In der Schweiz etwa regelt das Obligationenrecht die Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Dokumente, zu denen auch E-Mails gehören.

Ohne eine professionelle Archivierung riskieren Unternehmen nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch Probleme bei Audits oder Rechtsstreitigkeiten.

Effizienzsteigerung durch smarte Archivierungslösungen

Neben den Sicherheits- und Compliance-Aspekten bietet eine moderne E-Mail-Archivierung auch organisatorische Vorteile:

• Schnelle Wiederherstellung von E-Mails: Mitarbeiter können archivierte E-Mails einfach und gezielt durchsuchen, was den Arbeitsfluss verbessert.
• Entlastung des Mailservers: Eine Archivierungslösung kann helfen, Speicherplatz zu sparen und die Performance des E-Mail-Systems zu optimieren.

Eine sichere Archivierung als Schutzschild

Eine professionelle E-Mail-Archivierung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein essenzieller Bestandteil der IT-Sicherheitsstrategie. Unternehmen, die auf eine sichere und manipulationssichere Archivierung setzen, schützen sich nicht nur vor Datenverlust und rechtlichen Risiken, sondern stärken auch ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber Cyberangriffen.

Haben Sie bereits eine Archivierungslösung implementiert? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dieses Sicherheitsrisiko zu minimieren.

Dieser Beitrag basiert auf von IT-Experten geprüften Fakten. Für die kreative Ausgestaltung wurde ein KI-Tool herangezogen.